A. PREPARATION DU BUDGET
1) La Réception de la lettre de cadrage budgétaire
Dès la réception de la lettre de cadrage budgétaire du Ministère de l’Economie et des Finances, le DAF convoque une réunion avec les administrateurs de crédits à l’effet de participer à une conférence budgétaire interne à laquelle chacun présente la situation d’exécution de sa dotation budgétaire et exprime ensuite ses besoins pour une prise en compte au budget de l’exercice suivant.
2) Réception des besoins
La DAF reçoit les besoins exprimés par les administrateurs de crédits. Ces besoins sont composés des demandes budgétaires accompagnés des factures proforma ou des devis de construction, de réhabilitation ou d’équipement pour la classe 2.
3) Situation d’exécution budgétaire
Les services de la DAF présentent dans un tableau, la situation d’exécution budgétaire du 1er janvier au 31 juillet de l’exercice en cours.
4) Répartition de l’enveloppe budgétaire
Il procède à la répartition de l’enveloppe budgétaire octroyée par le Ministère de l’Economie et des Finances entre les différentes Directions et Services du Ministère selon leurs besoins.
5) Renseignement du SIGBUD
Il renseigne le Système Intégré de Gestion Budgétaire (SIGBUD) pour permettre à la Direction du Budget de l’Etat d’analyser la répartition de l’enveloppe faite par le DAF avant la conférence budgétaire.
6) Participation à la conférence budgétaire
Enfin, la DAF participe à la conférence budgétaire organisée parle Ministère de l’Economie et des Finances. C’est à cette occasion que le relèvement du budget est demandé avec les arguments à l’appui.
B. EXECUTION DU BUDGET
Le Ministère de l’Economie et des Finances notifie le budget au Ministère de la Fonction Publique et de la Réforme Administrative. En sa qualité d’ordonnateur délégué le DAF transmet à chaque administrateur de crédits la notification budgétaire de l’exercice et suit l’exécution dudit budget. Trois étapes transparaissent.
1) L’engagement
C’est l’acte par lequel le Ministère de la Fonction Publique et de la Réforme Administrative ou l’un de ses démembrements crée ou constate à son encontre une obligation de laquelle résultera une charge.
Les services de la DAF sont tenus de ce fait de l’engagement des dépenses de tous les services du Ministère. Les dossiers de l’engagement constitués sont transmis au contrôle financier à l’effet de vérifier la régularité et l’opportunité de la dépense.
2) L’ordonnancement
C’est l’acte administratif par lequel, conformément aux résultats de la liquidation, l’ordre est donné au comptable de payer la dette de l’Etat.
A ce niveau, la DAF procède au mandatement des dépenses de tous les services du Ministère de la Fonction Publique et de la Réforme Administrative.
3) Le paiement
C’est le paiement effectif de la prestation au fournisseur.
La DAF transmet au comptable assignataire un dossier complet en vue de la prise en charge de la dépense.
La procédure de la dépense publique met donc en relation plusieurs acteurs : le fournisseur, l’administrateur de crédits, le DAF, le contrôleur financier et les comptables assignataires.
NB – PASSATION DES MARCHES PUBLICS
Les marchés Publics sont des contrats écrits conclus à titre onéreux avec une ou des personnes physiques ou morales par l’Etat, les établissements publics nationaux, les collectivités territoriales et plus généralement par les personnes morales de droit public ainsi que les sociétés d’Etat, en vue de répondre à leurs besoins en matière de travaux, de fourniture ou de prestation. Avec le nouveau code de 2009 le seuil de 30 000 000 F CFA est retenu pour passer marché.
La passation d’un marché public requiert plusieurs étapes dépendantes les unes des autres.
1) L’élaboration du Dossier d’Appel d’Offres (DAO)
La nature et l’étendue des besoins à satisfaire sont déterminées avec précision par l’autorité contractante avant toute procédure de passation des marchés publics. Le dossier d’appel à la concurrence est rédigé par l’autorité contractante, le maitre d’ouvrage délégué ou le maître d’œuvre s’il existe. L’autorité contractante ici est le Ministère de la Fonction Publique et de la Réforme Administrative à travers sa Direction des Affaires Financières. Le dossier précise les conditions administratives, juridiques, techniques et financières relatives au marché.
2) Transmission du DAO
Le DAO est transmis à la Direction des marchés publics (DMP) pour avis et publication.
3) Publicité obligatoire des offres
Après la validation par la DMP du dossier d’appel d’offres (DAO), celui-ci est publié dans le journal des marchés publics. Dès lors que le DAO est publié, le point focal du Ministère en fait de nombreux tirages et le met à la disposition des candidats.
4) Réception et ouverture des plis
L’ouverture des plis,l’évaluation des offres et la désignation du ou des attributaires sont faites par une commission ad’hoc d’ouverture des plis et de jugement des offres, placée auprès de l’autorité contractante. La composition de la commission est variable en fonction de la nature de l’autorité contractante et de l’objet de l’appel d’offres. La commission est présidée par le Directeurs des Affaires Financières. Elle choisit librement l’offre qui lui paraît conforme aux conditions prescrites dans le DAO.
5) Information de l’attributaire
Après la décision d’attribution définitive, le DAF notifie la décision d’attribution au soumissionnaire retenu. Les deux procèdent ensuite à la signature du marché. Le DAF s’assure de l’exécution effective du marché.
6) Enregistrement dans le SIGMAP
Toutes les étapes de la passation du marché sont retracées dans le Système Intégré de Gestion des Marchés Publics (SIGMAP) par les services de la DAF.
Cette gestion porte sur le patrimoine mobilier et immobilier du Ministère de la Fonction Publique et de la Réforme Administrative d’une part et d’autre part sur son parc automobile.
A. LES BIENS MEUBLES ET IMMEUBLES
La Direction des Affaires Financières est chargée de :
- L’enregistrement et le suivi de toutes les acquisitions, cessions et réformes du patrimoine du Ministère ;
- Le renouvellement et l’entretien des biens meubles ;
- La répartition des mobiliers et autres acquis dans la destination DAF-DEPENSES centralisées;
- Le suivi et l’entretien des biens meubles et immeubles ;
- La coordination et le suivi des équipes techniques d’entretien (téléphone, climatisation, locaux, électricité, menuiserie, etc.)
- Le contrôle de l’équipe de gardiennage.
B. GESTION DU PARC AUTOMOBILE
La Direction des Affaires Financières est chargée de :
- Gérer l’ensemble du parc roulant du Ministère de la Fonction Publique (véhicules de service, de liaison, de commandement, …) ;
- Réceptionner et répartir les véhicules administratifs mis à sa disposition par la Direction du Patrimoine de l’Etat ;
- Transmettre à la Direction du Patrimoine de l’Etat toutes les demandes de réforme de véhicules;
- Mettre à jour le fichier relatif à la gestion du parc automobile ;
- Procéder à la déclaration des accidents, auprès de l’Agence Judiciaire du Trésor.
